Transport lotniczy materiałów targowych i eventowych
Wydatki polskiego biznesu na udział w międzynarodowych targach – od CES w Las Vegas po MWC w Barcelonie – liczone są w milionach złotych. Projekt stoiska, marketing, hotele, przeloty zespołu... Wszystko to traci sens, jeśli prototyp produktu czy kluczowy element zabudowy nie dotrze na halę przed przecięciem wstęgi. W branży "Time-Critical" nie ma miejsca na błędy, dlatego logistyka eventowa opiera się niemal w 100% na transporcie lotniczym.
Hale wystawiennicze przypominają organizmy, które budzą się do życia na zaledwie kilka dni. Z naszego doświadczenia operacyjnego, na imprezy takie jak IFA w Berlinie czy targi zbrojeniowe IDEX w Abu Zabi, polscy eksporterzy wysyłają drogą lotniczą przede wszystkim:
- Prototypy technologiczne i maszyny: Roboty przemysłowe, drony, innowacyjne silniki. Sprzęt ten często kończy fazę testów dosłownie na 48 godzin przed wylotem. W przypadku maszyn o nietypowych rozmiarach stosujemy dedykowany transport ładunków ponadgabarytowych (samoloty Freighter).
- Modułowe stoiska i ekrany LED (AV): Wielkoformatowe ściany wideo, konsolety oświetleniowe i nagłośnienie. Urządzenia te są ekstremalnie wrażliwe na wstrząsy, co dyskwalifikuje długi tranzyt drogowy na złych nawierzchniach.
- Kolekcje odzieżowe na Fashion Week: Pokazy mody (Mediolan, Paryż, Nowy Jork) wymagają błyskawicznej logistyki. Szyte na miarę kreacje przewożone są często w specjalnych szafach lotniczych (tzw. GOH - Garments on Hanger). Zobacz więcej: transport lotniczy odzieży.
- Kosmetyki i suplementy premium: Próbki, które wystawiane na np. Cosmoprof w Bolonii, nie mogą stracić swoich właściwości fizykochemicznych. Wymagają transportu w temperaturze kontrolowanej (Cold Chain).
Wyobraź sobie, że wysyłasz zaawansowanego drona pokazowego do Dubaju o wartości 50 000 USD. Gdybyś musiał odprawić go ostatecznie, zapłaciłbyś tysiące dolarów lokalnego cła i podatków. Ponieważ dron po 4 dniach targów wróci do Polski, stosuje się procedurę odprawy czasowej.
Karnet ATA (Admission Temporaire) to międzynarodowy paszport celny dla towarów. Umożliwia on bezcłowy wywóz sprzętu z zamiarem jego powrotu w niezmienionym stanie (najczęściej w ciągu 12 miesięcy). Karnet ATA wydawany jest przez Krajową Izbę Gospodarczą (KIG) i zwalnia wystawcę z zawiłych procedur SAD w kraju docelowym, skracając odprawę lotniskową z dni do godzin.
Uwaga na "Giveaways": Długopisy, smycze, ulotki czy próbki produktów, które zostaną rozdane zwiedzającym, nie mogą być wpisane do Karnetu ATA (nie wrócą do kraju). Muszą zostać wysłane na osobnej Fakturze Handlowej (Invoice) i odprawione standardowo.
W spedycji eventowej harmonogram dyktuje "Exhibitor Manual" (Podręcznik Wystawcy), który precyzyjnie określa tzw. sloty wjazdowe na halę.
-
Wczesne planowanie (T-30 dni) Przekazujesz nam daty montażu stoiska (build-up) oraz namiary na Oficjalnego Spedytora Targowego (Official On-Site Agent), który posiada wyłączność na operowanie wózkami widłowymi na hali.
-
Podział ładunku (T-14 dni) Rozdzielamy towar powrotny (wyrabiamy Karnet ATA) od materiałów marketingowych bezzwrotnych.
-
Wylot (T-7 dni) Fracht lotniczy musi opuścić kraj z odpowiednim buforem czasowym. Wykorzystujemy serwisy Priority, aby towar nie utknął podczas tranzytu.
-
Last-Mile & On-site Handling Odprawa celna na lotnisku docelowym, transport na teren targów i przekazanie skrzyń pod stoisko (zgrane co do godziny z ekipą montażową).
-
Powrót i zamknięcie ATA Po evencie odbieramy sprzęt, realizujemy fracht powrotny do Polski i oficjalnie zamykamy Karnet w polskim urzędzie celnym.
Pakowanie na targi to sztuka kompromisu pomiędzy pancernym bezpieczeństwem a wagą (za którą płacisz u linii lotniczej). Standardem branżowym są skrzynie typu Flight Cases – wzmocnione aluminium skrzynie na kółkach. Są one wymagane przez zachodnich organizatorów, ponieważ ułatwiają błyskawiczny załadunek, a puste skrzynie można łatwo ukryć w strefach magazynowych pod stoiskiem. Pamiętaj, aby każda skrzynia posiadała wyraźne etykiety targowe z numerem Twojego stoiska i nazwą firmy.
Kto wyrabia Karnet ATA?
Występuje o niego właściciel towaru (eksporter) w Regionalnej lub Krajowej Izbie Gospodarczej, uiszczając opłatę zależną od wartości sprzętu.
Czy samolot cargo zabierze pełnowymiarowe stoisko?
Tak. Jeśli wymiary skrzyń przekraczają luk samolotu pasażerskiego (ok. 160 cm wys.), rezerwujemy miejsce we frachtowcach cargo, przystosowanych do gabarytów.
Kim jest Official On-site Agent?
To firma logistyczna mająca kontrakt z organizatorem targów. Jako zewnętrzny spedytor dowozimy towar do bramy targów, a "On-site agent" wwozi go wózkiem bezpośrednio na Twoje stoisko.
Co, jeśli sprzęt popsuje się na targach i go wyrzucę?
To poważny błąd. Wszystko, co zostało wpisane w Karnet ATA, musi wrócić do kraju (nawet zepsute). Brak powrotu towaru skutkuje koniecznością zapłaty cła i kar.
MAG
Artykuł przygotowany przez zespół Morskiej Agencji Gdynia. Operujemy jako certyfikowany agent IATA, wspierając eksporterów podczas kluczowych wystaw, premier i misji gospodarczych na całym świecie.
Kupiliście miejsce na targach? Zabezpieczcie logistykę!
Terminy u organizatorów są sztywne. Wyślij nam datę otwarcia eventu, lokalizację (miasto/hala) oraz przybliżoną wagę i wymiary stoiska. Zaplanujemy lotniczy łańcuch dostaw, który nie zawiedzie.
LECIMY.
