Transport lotniczy materiałów targowych i logistyka eventowa

Transport lotniczy materiałów targowych i eventowych

Hale wystawiennicze przypominają organizmy, które budzą się do życia na zaledwie kilka dni. Z naszego doświadczenia operacyjnego, na imprezy takie jak IFA w Berlinie czy targi zbrojeniowe IDEX w Abu Zabi, polscy eksporterzy wysyłają drogą lotniczą przede wszystkim:

• Prototypy technologiczne i maszyny: Roboty przemysłowe, drony, innowacyjne silniki. Sprzęt ten często kończy fazę testów dosłownie na 48 godzin przed wylotem. W przypadku maszyn o nietypowych rozmiarach stosujemy dedykowany transport ładunków ponadgabarytowych (samoloty Freighter).
• Modułowe stoiska i ekrany LED (AV): Wielkoformatowe ściany wideo, konsolety oświetleniowe i nagłośnienie. Urządzenia te są ekstremalnie wrażliwe na wstrząsy, co dyskwalifikuje długi tranzyt drogowy na złych nawierzchniach.
• Kolekcje odzieżowe na Fashion Week: Pokazy mody (Mediolan, Paryż, Nowy Jork) wymagają błyskawicznej logistyki. Szyte na miarę kreacje przewożone są często w specjalnych szafach lotniczych (tzw. GOH - Garments on Hanger). Zobacz więcej: transport lotniczy odzieży.
• Kosmetyki i suplementy premium: Próbki, które wystawiane na np. Cosmoprof w Bolonii, nie mogą stracić swoich właściwości fizykochemicznych. Wymagają transportu w temperaturze kontrolowanej (Cold Chain).

Wyobraź sobie, że wysyłasz zaawansowanego drona pokazowego do Dubaju o wartości 50 000 USD. Gdybyś musiał odprawić go ostatecznie, zapłaciłbyś tysiące dolarów lokalnego cła i podatków. Ponieważ dron po 4 dniach targów wróci do Polski, stosuje się procedurę odprawy czasowej.

Uwaga na "Giveaways": Długopisy, smycze, ulotki czy próbki produktów, które zostaną rozdane zwiedzającym, nie mogą być wpisane do Karnetu ATA (nie wrócą do kraju). Muszą zostać wysłane na osobnej Fakturze Handlowej (Invoice) i odprawione standardowo.

W spedycji eventowej harmonogram dyktuje "Exhibitor Manual" (Podręcznik Wystawcy), który precyzyjnie określa tzw. sloty wjazdowe na halę.

1. Wczesne planowanie (T-30 dni) Przekazujesz nam daty montażu stoiska (build-up) oraz namiary na Oficjalnego Spedytora Targowego (Official On-Site Agent), który posiada wyłączność na operowanie wózkami widłowymi na hali.
2. Podział ładunku (T-14 dni) Rozdzielamy towar powrotny (wyrabiamy Karnet ATA) od materiałów marketingowych bezzwrotnych.
3. Wylot (T-7 dni) Fracht lotniczy musi opuścić kraj z odpowiednim buforem czasowym. Wykorzystujemy serwisy Priority, aby towar nie utknął podczas tranzytu.
4. Last-Mile & On-site Handling Odprawa celna na lotnisku docelowym, transport na teren targów i przekazanie skrzyń pod stoisko (zgrane co do godziny z ekipą montażową).
5. Powrót i zamknięcie ATA Po evencie odbieramy sprzęt, realizujemy fracht powrotny do Polski i oficjalnie zamykamy Karnet w polskim urzędzie celnym.

Pakowanie na targi to sztuka kompromisu pomiędzy pancernym bezpieczeństwem a wagą (za którą płacisz u linii lotniczej). Standardem branżowym są skrzynie typu Flight Cases – wzmocnione aluminium skrzynie na kółkach. Są one wymagane przez zachodnich organizatorów, ponieważ ułatwiają błyskawiczny załadunek, a puste skrzynie można łatwo ukryć w strefach magazynowych pod stoiskiem. Pamiętaj, aby każda skrzynia posiadała wyraźne etykiety targowe z numerem Twojego stoiska i nazwą firmy.